Politique de Protection d'Intimité
Chez Groupe Lock, nous nous sommes engagés à offrir à nos candidats un service exceptionnel. Étant donné que la prestation de ce service met en jeu la collecte, l'utilisation et la communication de certains renseignements personnels sur nos candidats, la protection de ces renseignements personnels est l'une de nos priorités des plus élevées.
Puisque nous avons toujours respecté la vie privée de nos candidats et préservé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement à protéger ces renseignements personnels en nous inspirant de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), de la Personal Information Protection Actde Colombie-Britannique (PIPA), ainsi que de la PIPA de l'Alberta. La LPRPDE décrit les règles de base sur la manière dont les entreprises et les organisations à but non lucratif, au Canada, peuvent collecter, utiliser et communiquer des renseignements personnels.
Nous informerons nos candidats sur les raisons et la manière de collecter, d'utiliser et de communiquer leurs renseignements personnels, et sur la façon dont nous obtenons leur consentement, le cas échéant. Nous manipulons ces renseignements uniquement de manière à ce qu'une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.
La présente politique relative à la protection des renseignements personnels, conformément à la LPRPDE, à la PIPA de C.-B. et à la PIPA de l'Alberta, décrit les principes et pratiques que nous respecterons en matière de protection des renseignements personnels des candidats. Notre engagement à propos de la vie privée des personnes vise à assurer l'exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de nos candidats. De plus, il permet à nos candidats de demander l'accès à leurs renseignements personnels ainsi que leur correction, si besoin est.
Définitions
Renseignements personnels — ce sont les informations concernant une personne identifiable. Chez Groupe Lock, ces informations sont habituellement fournies par vous-même dans votre CV et incluant le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel et l'historique de travail (ou de carrière) et d'éducation. Les renseignements personnels n'incluent pas les coordonnées d'une personne-ressource (décrite ci-dessous).
Coordonnées d'une personne-ressource — ce sont les informations qui permettraient d'entrer en contact avec une personne donnée, dans un établissement commercial; elles incluent le nom, le titre ou le nom du poste occupé, le numéro de téléphone au bureau, l'adresse commerciale, le courriel ou le numéro de télécopie au bureau. Les coordonnées d'une personne-ressource ne sont pas couvertes par cette politique, ni par la LPRPDE.
Responsable de la protection de la vie privée — il s'agit de la personne désignée qui assume la responsabilité de s'assurer que Groupe Lock se conforme à cette politique et à la LPRPDE.
| Politique 1 - Collecte de renseignements personnels | |
| 1.1 | À moins que les intentions visant à collecter des renseignements personnels soient évidentes et que le candidat accepte de fournir volontairement de tels renseignements à cette fin, nous communiquerons les motifs pour lesquels les renseignements personnels sont collectés, oralement ou par écrit, soit avant, soit au moment de la collecte. |
| 1.2 | Nous recueillons uniquement les renseignements du candidat qui sont nécessaires pour répondre aux impératifs suivants :
|
| Politique 2 - Consentement | |
| 2.1 | Nous obtiendrons le consentement du candidat pour collecter, utiliser et communiquer ses renseignements personnels (sauf dans les cas où, comme on le note ci-dessous, nous sommes autorisés à obtenir de tels renseignements sans consentement). |
| 2.2 | Le consentement peut être donné de façon orale, écrite ou électronique, ou bien il peut être présupposé lorsque le but de la collecte, de l'utilisation ou de la communication des renseignements personnels, serait jugé évident et que le candidat fournit volontairement ses renseignements personnels à cette fin. |
| 2.3 | Sous réserve de certaines exceptions (par ex., les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou encore le retrait du consentement fait obstacle à l'exécution d'une obligation juridique), le candidat peut retenir ou retirer son consentement de laisser Groupe Lock utiliser ses renseignements personnels de certaines façons. La décision du candidat de retenir ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses renseignements personnels peut limiter notre capacité à offrir un service ou un produit particulier. Dans ce cas, nous expliquerons la situation afin d'aider le candidat à prendre la décision . |
| 2.4 | Nous pouvons collecter, utiliser et communiquer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement du candidat dans les circonstances limitées suivantes :
L'utilisation est nettement dans l'intérêt du candidat et le consentement ne peut pas être obtenu à temps. |
| Politique 3 - Utilisation et communication des renseignements personnels | |
| 3.1 | Nous utiliserons ou communiquerons les renseignements personnels du candidat uniquement en cas de besoin, pour réaliser les objectifs identifiés au moment de la collecte. |
| 3.2 | Nous n'utiliserons ni ne communiquerons les renseignements personnels du candidat pour aucun autre motif, à moins d'en avoir obtenu le consentement. |
| 3.3 | Nous ne vendrons aucune liste de candidats ou de renseignements personnels à d'autres parties. |
| 3.4 | Une fois que les renseignements personnels sont divulgués à un employeur potentiel ou à d'autres organismes, ils ne sont plus sous notre contrôle direct. Bien que Groupe Lock ne puisse garantir que de tels organismes utilisent la même politique de confidentialité et de protection des renseignements privés, nous ferons des efforts raisonnables de demander qu'ils traitent ces renseignements d'une façon appropriée. |
| Politique 4 - Retenue de renseignements personnels | |
| 4.1 | Si nous employons les renseignements personnels du candidat pour prendre une décision qui touche directement ce candidat, nous retiendrons ces renseignements personnels pendant au moins une année, de sorte que le candidat ait une occasion raisonnable d'en demander l'accès. |
| 4.2 | Sous réserve de l'article 4.1 de cette politique, nous retiendrons les renseignements personnels du candidat aussi longtemps que nécessaire afin de réaliser les buts identifiés, ou bien à des fins juridiques ou commerciales. |
| Politique 5 - Assurance de l'exactitude des renseignements personnels | |
| 5.1 | Nous ferons des efforts raisonnables pour assurer que les renseignements personnels du candidat soient précis et complets là où il pourraient servir pour prendre une décision au sujet du candidat, ou être divulgués à un autre organisme. |
| 5.2 | Le candidat peut demander la correction de ses renseignements personnels afin d'assurer leur exactitude et leur intégralité. Une demande de correction des renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir assez de détails pour identifier ces renseignements et la correction recherchée. |
| 5.3 | S'il s'avère que les renseignements personnels sont effectivement imprécis ou incomplets, nous les corrigerons tel que demandé et enverrons la version corrigée à tout établissement ou organisme à qui nous avions communiqué ces renseignements personnels durant l'année précédente. Si la correction n'est pas faite, nous noterons, dans son dossier, la demande de correction de la part du candidat. |
| Politique 6 - Sécurité des renseignements personnels | |
| 6.1 | Nous nous engageons à assurer la sécurité des renseignements personnels du candidat en les protégeant contre tout accès non autorisé, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination, ou contre des risques comparables. |
| 6.2 |
Les mesures de sécurité suivantes seront prises afin d'assurer que les renseignements personnels du candidat restent convenablement protégés :
|
| 6.3 | Constamment, nous passerons en revue et mettrons à jour nos politiques et surveillances de la sécurité en fonction des progrès technologiques, afin d'assurer la sécurité continue des renseignements personnels. |
| Politique 7 - Droit d'accès du candidat à ses renseignements personnels | |
| 7.1 | Les candidats ont le droit d'accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions limitées. |
| 7.2 | Le candidat doit présenter, par écrit, une demande d'accès à ses renseignements personnels et fournir des détails suffisants pour permettre d'identifier les renseignements personnels recherchés. |
| 7.3 | Sur demande du candidat, nous lui exposerons également comment nous employons ses renseignements personnels et à qui ceux-ci ont été divulgués, le cas échéant. |
| 7.4 | Nous rendrons disponibles les renseignements demandés dans 30 jours ouvrables, ou bien nous fournirons un avis écrit de prolongation au cas où du temps supplémentaire est nécessaire pour satisfaire la demande. |
| 7.5 | Des frais minimaux peuvent être exigibles pour permettre l'accès aux renseignements personnels. Lorsque des frais s'appliquent, nous informerons le candidat du coût et lui demanderons de confirmer s'il y a lieu de poursuivre sa demande. |
| 7.6 | Si une demande est totalement ou partiellement refusée, nous informerons le candidat par écrit, lui fournissant les motifs du refus et ses recours possibles. |
| Politique 8 - Questions et plaintes : rôle du (de la) responsable de la protection de la vie privée, ou de la personne désignée | |
| 8.1 | Luba Hamiuka, responsable de la protection de la vie privée, est chargée d'assurer que Groupe Lock se conforme à la présente politique ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, à la PIPA de C.-B. et à la PIPA de l'Alberta. |
| 8.2 | Les candidats doivent, par écrit, faire parvenir à la r esponsable de la protection de la vie privée, toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité de Groupe Lock. |
Personne-ressource de Groupe Lock, responsable de la protection de la vie privée :
Luba Hamiuka
405, The West Mall
bureau 910
Toronto (Ontario)
M9C 5J1
